Råde legger sin Facebooksatsing på is til det nye kommunestyret har behandlet kommunens reviderte kommunikasjonsstrategi.

Det er synd at en kommune føler seg tvunget til å stenge en kommunikasjonskanal mellom kommunen og dens innbyggere. Kommunennorge har i sin alminnelighet for få funksjonelle kanaler for god 2-veis symmetrisk kommunikasjon og innbyggerdialog. Man har ikke råd til å miste noen av de få man har.

Begrunnelsen for beslutningen synes også litt underlig og forhastet. Det kan synes som om administrasjonen har fått et snev av panikk. Panikk er sjelden et godt grunnlag for en beslutninger, men det er uhyre viktig å både forstå og se skillet mellom politikk og administrasjon. Det er likevel slik at disse to, for en kommune, henger nøye sammen. Det bør være et mål for en kommunen å synliggjøre sammenhengene mellom det tjenestetilbudet kommunen har og politiske beslutninger som ligger bak. Det er også her innbyggerdialogen må finne sted – i grenselandet mellom politikk og administrasjon.

For den enkelte borger er det ikke viktig å forstå skillet, så lenge man ser sammenhengen. Men for administrasjonen er det viktig å se skillet mellom politikk og administrasjon. Nøytralitet og uavhengighet er grunnleggende prinsipper for administrasjonens tillit – både overfor og fra politikere, men kanskje særlig i forhold til borgerne.

Og nettopp av denne grunn er det positivt at Råde tar en fot i bakken og sørger for en god og gjennomtenkt strategi for kommunikasjon i kanaler som Facebook. Det i seg selv er med på å øke kommunens tillit i befolkningen til at den tar kommunikasjon og innbyggerdialog på alvor.

Så langt har Valg i Oslo formidlet en del viktige aspekter ved det å arrangere valg. Universelt utformede valgurner- og avlukker, tilgjengelighet, kandidater på valglister, og organiserin, for å nevne noen temaer.

Nå vil Valgorganisasjonen gjerne ha dine innspill på hva du som borger ønsker deg og er opptatt av.

Valg i Oslo spør egentlig ikke om hva de skal skrive om. De inviterer borgerne til å gi sine meninger, stille spørsmål – og få svar – på hva som for den enkelte borger er viktigst. Er det tilgjengelighet, informasjon, kunnskap? Er Oslo god på å arrangere valg? Eller mangler det fremdeles mye?

På valgioslo.wordpress.com er veggen åpen. – Vi kan ikke si så mye annet enn «Kjør debatt!»

Se «Jobb på sykehjem – noe for deg?»

Til NRKBeta

Kjetil Bjørnsrud er kommunikasjons-rådgiver i Bystyrets sekretariat

Å finne frem i jungelen av saker, dokumenter og vanskelige prosesser som går under samlebetegnelsen «lokaldemokrati» er ikke alltid enkelt. Det har det sikkert aldri vært. Ikke nå, og ikke da «12 eligerende menn» utgjorde byens styre på 1700-tallet.

Vi innrømmer at det ikke er enkelt å navigere mellom bystyrets saker, forstå sammenhenger, eller få innpass og kunnskap om hvordan byen styres, og hvordan man som borger kan påvirke bystyrets arbeid. Det har vi tenkt å gjøre noe med. Ambisjonen vår er:

«Et åpent bystyre»

Bystyrets sekretariat har nemlig startet arbeidet med nye nettsider som skal gi den enkelte borger – deg og meg – muligheten til å finne fram til saker og forstå hvordan saker behandles i bystyret og bystyrets organer. Det skal også bli enklere å forstå hvordan du som borger kan påvirke bystyrets behandling av saker, og kanskje også få reist en sak du er opptatt av.

Slik skal de nye nettsidene se ut i endelig versjon. (klikk bildet for større versjon - sakene er ikke nødvendigvis reelle). Designutkast: Making Waves

Første steg på reisen
Selv de største reiser starter med det lille, første skritt. Som noen kanskje har lagt merke til allerede, har vi nemlig tjuvstartet. Web-tv direkte (og i opptak) fra bystyrets møter har vært våre små, første steg. På neste bystyremøte lanserer vi steg to i vår grandiose plan. Da skal web-tv-sendingen over i en betaversjon av de nye nettsidene.

Bystyret BETA
Betaversjonen av de nye nettsidene er svært forenklet i forhold til hvordan nettsidene skal se ut når vi er helt ferdige (i den grad vi noen gang blir ferdig; dagens nett utvikler seg hele tiden – raskt). I betaversjonen er det særlig web-tv, og streamingteknologien, opp mot rammeverket i nettsidene, som er viktig. Det blir også viktig å starte arbeidet med integrering av sosiale medier, særlig i direktesendinger. Og så vi vi testet ut saksliste og formidling av foreløpige vedtak parallelt med web-tv-sendingene. Målet er å bringe resultater i det øyeblikk saker vedtas.

Leif-Arne Kristiansen er kommunikasjons-rådgiver i Samferdselsetaten

Først og fremst er denne tjenesten et godt eksempel på at sosiale medier (som jeg vil klassifisere dette som) kan brukes til noe praktisk og nyttig for folk flest. Det å gi innbyggerne anledning til å melde fra om feil og mangler er brukermedvirkning i praksis. Det er de som vet hvor skoen trykker som oftest er best til å gi tilbakemeldinger om hva som må gjøres. FiksGataMi er også et godt eksempel på den dynamikken som ligger i Web 2.0 og den kulturen som er i ferd med å vokse fram rundt denne typen løsninger/tjenester. Der noen ser et behov dukker det gjerne opp en løsning. Dette er bra fordi en slik måte å jobbe på er løsningsorientert og fremmer innovasjon. En slik arbeidsmåte gir også fordeler fordi mange med ulik kompetanse ofte kommer sammen om å løse et problem – gjerne på frivillig basis til beste for samfunnet og brukerne. Det er musikk i våre ører. Likevel utfordrer dette oss ikke bare på positive måter.

1. Løsningen finnes allerede
I en del tilfeller vil det allerede finnes løsninger på samme området som en tilsynelatende ny tjeneste skal dekke. Dette er til dels tilfelle med FiksGataMi. I Oslo kommune har vi i Samferdselsetaten allerede en slik meldingstjeneste som har vært på plass i flere år. Her kan innbyggerne melde fra om blant annet hull i veien, mørke gatelys og manglende brøyting og vårrengjøring. FiksGataMi kommer derfor som et tillegg til en allerede etablert tjeneste. I utgangspunktet er vel ikke dette så farlig, bare folk får hjelp. Utfordringen kommer først og fremst i form av unødvendig dobbeltarbeid for etaten som igjen medfører lengre behandlingstid for de som melder inn via FiksGataMi. Ikke helt etter intensjonen skulle vi tro. Dette leder oss til en annen utfordring.

2. Den eksisterende løsningen er bedre
Fra innbyggerens side er FiksGataMi en god tjeneste. Den har et enkelt brukergrensesnitt, er lett å navigere i og krever ikke mye tidsbruk. Dette kan dessverre ikke sies om vår egen løsning som har et brukergrensesnitt som nok utfordrer selv den bevandrede nettbruker. Dette jobber vi med å forbedre. Så langt alt vel for denne nye tjeneste. Likevel kommer den til kort. Det er to hovedgrunner til dette. For det første tar ikke FiksGataMi høyde for at Oslo kommune er en av landets største organisasjoner, der det ikke er mulig å nå alle de byrådsavdelingene, etatene, bydelene og foretakene som utgjør fellesnevneren “Oslo kommune” via en “postkasse”. Dette fører til at mange av de meldingene som videresendes fra FiksGataMi i dag kommer til feil mottaker, noe som bidrar til forsinket behandling og problemløsning for den som har meldt inn. Hadde initiativtakerne til løsningen jobbet sammen med oss om dette i forkant av lanseringen kunne vi nok løst noe av problematikken. Dette har vi i Samferdselsetaten nå tatt initiativ til å finne løsninger på. For det andre er det mange flere prosesser som må integreres i en slik løsning dersom den fullt ut skal kunne fungere som en offentlig elektronisk tjeneste. Vårt meldingssystem ruter blant annet meldingene direkte til de entreprenørene som har fått ansvaret for å løse oppgavene. På denne måten har vi klart å effektivisere vår egen saksbehandling og korte ned behandlingstiden overfor brukerne. Resultatet er en totalt sett bedre tjeneste for brukerne og bedre utnyttelse av skattebetalernes penger. Det ligger med andre ord et betydelig utviklingsarbeid bak, noe det ikke nødvendigvis er så lett for utenforstående å se.

3. Behov for dialog
FiksGataMi er også et godt eksempel på behovet for dialog i slike utviklingsprosesser. Foreningen Norwegian Unix User Group (NUUG) står bak og driver FiksGataMi. Nasjonalt kompetansesenter for fri programvare og Departementenes Servicesenter bidrar med finansiering av prosjektet. Dette betyr i praksis at det er Fornyings- og administrasjonsdepartementet som har betalt for denne løsningen. Dette er det samme departementet som er ansvarlig for Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), som i sin tur er i gang med prosjektet “Digitalt førstevalg” der man blant annet kartlegger elektroniske tjenester i offentlig sektor. I dette arbeidet har man blant annet funnet ut at det offentlige har en lang vei å gå i forhold til elektroniske tjenester og at ”det er utvikling av elektroniske tjenester fra kommunene som vil være avgjørende for brukernes opplevelse av den digitale forvaltningen” (her er lenke til rapporten). Dette betyr i praksis at det er kommunene som bør sitte i førersetet i utviklingen av elektroniske tjenester i det offentlige, fordi det er kommunene som leverer flest tjenester ut mot brukerne. NUUG inngår, gjennom samarbeid og finansiering fra departementet, med andre ord i en større sammenheng innenfor det offentlige Norges arbeid med elektroniske tjenester. Det burde øke kravet til dialog og samhandling i utviklingsprosesser – for eksempel i forhold til FiksGataMi. Så har ikke vært tilfelle. Vi som sitter på lignende løsninger i dag har ikke vært involvert, og jeg registrerer at flere har reagert på denne arbeidsprosessen. Det er synd fordi utgangspunktet er godt – nemlig å gjøre hverdagen bedre for brukerne.

4. Ambisjonsnivå
Til sist vil jeg peke på en utfordring som handler om ambisjonsnivå. Hvilke ambisjoner skal vi legge til grunn for utviklingen av elektroniske tjenester i det offentlige? Staten har selv sagt noe om dette i sitt arbeid med elektroniske tjenester, blant annet i denne illustrasjonen av den elektroniske tjenestetrappa:

Tjenestetrappa for elektroniske tjenester i det offentlige.

Denne sier blant annet noe om at nytteverdi må være en viktig faktor når man skal etablere nye elektroniske tjenester. Jo høyere nytteverdi både for bruker og det offentlige, jo høyere i trappa finner vi tjenesten. Som offentlige aktører har vi en forpliktelse om å bruke skattebetalernes penger på en mest mulig fornuftig måte. I veldig mange tilfeller vil dette si at vi bør bestrebe oss på å utvikle tjenester på trinn 3 og 4 i denne trappa. Slik jeg vurderer FiksGataMi ligger denne tjenesten på trinn 2, mens den allerede etablerte meldingstjenesten til Samferdselsetaten ligger på trinn 3.

Veien videre
Som jeg har forsøkt å belyse i dette litt lange blogginnlegget ligger det en del utfordringer i kjølvannet av prosjekter som FiksGataMi. Det som i utgangspunktet kan virke enkelt har ofte mer komplekse sider. Likevel må vi som arbeider i offentlig sektor evne å møte disse utfordringene – først og fremst med samarbeid og dialog. Det er mange positive initiativer som oppstår, og disse må vi ta til oss. Samtidig burde det kanskje også ligge et større ansvar på initiativtakere. Løsninger som tar sikte på å hjelpe folk med å løse problemer må ofte settes inn i en større sammenheng. Ikke for å gjøre det komplisert, men for å løse oppgavene best mulig.

Bakgrunnen er etatens mål om å sikre tilstrekkelig, kompetent og stabil bemanning ved Oslosykehjemmene. Behovet for arbeidskraft i omsorgssektoren vil øke i årene fremover.

Sofus Urke er kommunikasjonssjef i Sykehjemsetaten

Filmen «Jobb på sykehjem – noe for deg?» er ett av flere tiltak for å sette strategisk rekruttering på dagsorden. Gjennom filmen skal etaten vise ungdom at det å jobbe på sykehjem er meningsfullt, utfordrende og gir gode utviklingsmuligheter. Filmen skal formidle bredden i aktiviteter, oppgaver og yrkesutøvere.

Sykehjemsetaten vil at filmen skal bidra til å øke ungdommens interesse for utdannelse innen omsorgsyrkene generelt og eldreomsorgen spesielt. Det er en informativ film som appellerer til hjerte og hjerne.

Filmen er i hovedsak innspilt på Langerud Sykehjem i Oslo. Sykehjemmets egne ansatte er “skuespillere”.

Rekrutteringsfilmen er produsert av Snöball Film og ble lagt ut på YouTube mandag 7. februar ca. kl 12. Seertallet er i skrivende stund ca 2500 visninger.

• Se filmen på Youtube
• Les mer om rekrutteringsfilmen på etatens nettsider

- Sofus Urke, komunikasjonssjef i Sykehjemsetaten

Det er nok ikke nødvendig at hver enkelt kommune/etat skal ha hver sin strategi. De blir neppe veldig ulike. Likevel er det ofte slik at det er selve prosessen som er avgjørende for et godt resultat.

Internkommunikasjon er vanskelig. Jeg tror de som har forsøkt å innføre nye kanaler i sine etater ofte opplever utfordringer. Det som i utgangspunktet er ment som en hjelp og en strømlinjeforming av den enkeltes hverdag fort oppfattes som negativt og “enda en ny kanal å forholde seg til”.

Erfaring fra egen arbeidsplass er at man dessuten må ha en god strategi og en posjon tålmodighet. Undertegnede er kommunikasjonsrådgiver i Bystyrets sekretariat i Oslo kommune. Der brukte vi ca ett år på å få på plass Yammer som redskap i vår internkommunikasjon .

Yammer har blitt en suksess i sekretariatet, men det har ikke vært enkelt, og det har ikke kommet av seg selv.

Men vi må ikke gi opp, og vi må heller ikke “leve med informasjonsflommen”, men det er ikke sikkert at svaret på utfordringene er elektroniske kanaler. Ikke-elektroniske møteplasser og en styrt internkommunikasjon kan være et svar.

Internkommunikasjon skal ikke nødvendigvis “slippes fri” eller overlates til seg selv. Man bør tenke mål og virkemidler i internkommunikasjon, på samme måte som i ekstern kommunikasjon.

Hva er så fasiten? En strategisk tilnærming og en god porsjon tålmodighet.

Les om BetaTrondheims arbeid med internkommunikasjon

Dette innlegget er også publisert som kommentar på BetaTrondheim

Valg i Oslo jobber med guidelines, men ønsker seg innspill i prosessen.

Blant de viktigste punktene valg i Oslo har tatt med, er nok bevisstjøring av roller og bevisstgjøring i at «alt er politikk», iallfall når man jobber som en politisk nøytral valgmedarbeider.

Kortversjonen fra det foreløpige utkastet:

1. Det er informasjonsenheten i bystyrets sekretariats valgorganisasjon som har hovedansvar for å skape og publisere innhold til samtlige av de sosiale mediene Valg i Oslo er til stede i.
2. Vær gjerne aktiv i sosiale medier – men husk hvor du jobber.
3. Vær åpen om at du jobber med valg
4. Tenk igjennom konsekvensene for Oslo kommune og Valg i Oslo før du publiserer noe
5. Det er informasjonsenheten som har ansvar for å behandle eventuelle spørsmål eller kommentarer, også i krisesituasjoner.
6. Dersom datasystemer mv. faller ned, styrer IKT og informasjonsavdeling informasjon til politikere og berørte – du trenger ikke kommunisere dette. I enkelte situasjoner kan du formidle kontakt og henvise.
7. Som valgmedarbeider skal du være, og fremstå som, politisk nøytral, uavhengig og profesjonell.
8. Mange klarer ikke å skille på deg som privatperson og som valgmedarbeider. Som privatperson utenfor arbeidstiden vil du overfor de som kjenner deg i det daglige; politikere, kolleger – fremdeles representere valg i Oslo og Oslo kommune.
9. Vi kommenterer ikke spekulasjoner eller rykter.
10. Husk taushetsplikten som valgmedarbeider
11. Er du i tvil, så kontakt informasjonsenheten

Du kan lese det fulle utkast til guidelines på valgioslo.wordpress.com

Nå tar Valg i Oslo steget ut i sosiale medier. Kommunen har laget en omfattende kommunikasjonsstrategi der sosiale medier har en sentral rolle; ikke først og fremst for å formidle faktainformasjon om hvor og når du kan stemme, men hvordan valg «lages». Valg i Oslo inviterer deg nemlig inn bak kulissene og skal gjennom en egen valgblogg, Facebook, Twitter, Slideshare og Flickr formidle kunnskap om hva som skal til av organisering, logistikk og hardt arbeid for at du og jeg skal få avgitt vår stemme.

Hvorfor? Jo, fordi kunnskap og åpenhet skaper tillit.

Blant miksen av sosiale medier, er det bloggen som blir kjernen i strategien. Det første blogginnlegget ble skrevet av leder for valgorganisasjonen i Oslo, Karina Miller. Du kan artikkelen her: «ikke et enkelt valg» på valgioslo.wordpress.com

Valg i Oslo i flere kanaler:

• Facebook
• www.twitter.com/valgioslo
• Slideshare
• valgioslo.wordpress.com